Was ist ein Source-to-Pay (S2P) Prozess ?  

Source-to-Pay (S2P) ist ein in der Regel in einer procurement Software integrierter Prozess, der alle Schritte von der Quellenauswahl bis zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen abdeckt. Er beginnt mit der Identifizierung eines Bedarfs und endet mit der Bezahlung der Lieferantenrechnungen.

Source-to-Pay (S2P) ist ein integraler Bestandteil des Beschaffungsmanagements in Unternehmen. Dieser Prozess umfasst verschiedene Phasen, beginnend mit der Suche und Auswahl von Lieferanten bis hin zur finalen Bezahlung für bezogene Leistungen oder Produkte.  

S2P ist darauf ausgerichtet, Effizienz und Kosteneinsparungen im Einkaufsprozess zu maximieren, indem er Transparenz und Kontrolle über jede Phase des Beschaffungsvorgangs bietet.

Welche Phasen umfasst der Source-to-Pay Prozess?

Der Source-to-Pay Prozess gliedert sich in mehrere Phasen, die zusammenarbeiten, um eine effiziente Beschaffung und Zahlung zu gewährleisten. Zu den Hauptphasen gehören die Bedarfsanalyse, die Auswahl von Lieferanten, das Vertragsmanagement, die Bestellung, die Lieferung und die Bezahlung.

Zu Beginn steht die Bedarfsanalyse, bei der genau ermittelt wird, welche Güter oder Dienstleistungen benötigt werden. Anschließend folgt die Auswahl der Lieferanten, die aufgrund ihrer Fähigkeit, Qualität, Preis und Zuverlässigkeit ausgewählt werden.

Das Vertragsmanagement umfasst die Verhandlung und das Festlegen von Konditionen, die für beide Parteien vorteilhaft sind. Nach der Bestellung und der Lieferung der Waren erfolgt die Überprüfung und Genehmigung der Lieferung, gefolgt von der abschließenden Bezahlung an den Lieferanten.

Was ist der Unterschied zwischen Procure-to-Pay und Source-to-Pay?

Procure-to-Pay (P2P) konzentriert sich auf den Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung, während Source-to-Pay (S2P) zusätzlich die Schritte der Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung einschließt.

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Prozessen liegt in ihrem Umfang. Während P2P primär die Transaktionen ab der Bestellung bis zur Bezahlung umfasst, beinhaltet S2P eine vorangehende strategische Komponente.  

Diese strategische Komponente von S2P ermöglicht es Unternehmen, nicht nur Kosten zu kontrollieren und Prozesseffizienz zu steigern, sondern auch langfristige Beziehungen mit Lieferanten zu pflegen und zu optimieren. Dies führt zu einer besseren Kostenkontrolle und Risikomanagement in der gesamten Lieferkette.

Source-to-Pay bietet also einen umfassenderen Ansatz, der neben der reinen Beschaffung auch die strategische Lieferantenbewertung und das Vertragsmanagement einschließt. Dieser umfassende Ansatz ermöglicht es Organisationen, den gesamten Beschaffungszyklus zu optimieren, von der Quelle bis zur Zahlung.  

Im Gegensatz dazu konzentriert sich Procure-to-Pay stärker auf die operative Abwicklung der Beschaffungsvorgänge. Dies macht S2P zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen, die eine umfassende Kontrolle und Optimierung ihrer Beschaffungsaktivitäten anstreben.

Wie verbessert Source-to-Pay die Lieferantenbeziehungen?

Ein weiterer wesentlicher Aspekt von Source-to-Pay ist die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen. Durch strukturierte Prozesse und klare Kommunikation werden Partnerschaften gefestigt und gemeinsame Ziele effizienter erreicht.

Die Pflege von Lieferantenbeziehungen beginnt mit einer transparenten und offenen Kommunikation während des Auswahlprozesses und setzt sich fort durch regelmäßige Bewertungen und Feedbackschleifen. Dies ermöglicht es Unternehmen, nicht nur die Leistung ihrer Lieferanten zu überwachen, sondern auch proaktiv Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen. Durch den ganzheitlichen Blick, den Source-to-Pay ermöglicht, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lieferanten den Unternehmenswerten und -standards entsprechen, was zu einer nachhaltigeren Lieferkette führt.

Der Source-to-Pay Prozess: Fazit:

Der Source-to-Pay Prozess ist ein umfassender Ansatz im Beschaffungsmanagement, der von der Identifizierung des Bedarfs bis zur finalen Bezahlung der Lieferantenrechnungen reicht. Er integriert strategische Elemente wie die Lieferantenauswahl und das Vertragsmanagement, die über die operative Abwicklung von Bestellungen und Zahlungen im Procure-to-Pay Prozess hinausgehen.  

Insgesamt bietet Source-to-Pay den Unternehmen die Möglichkeit, den gesamten Beschaffungszyklus zu optimieren und strategisch auszurichten, was zu verbesserten Geschäftsergebnissen und einer stärkeren Marktposition führt.