Was ist Beschaffung?

Im Kern bezieht sich die Beschaffung auf den Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen aus externen Quellen. Dieser Prozess umfasst eine breite Palette von Tätigkeiten, von der Ermittlung des Bedarfs an einem Produkt oder einer Dienstleistung bis hin zur Aushandlung von Verträgen mit Lieferanten und der Verwaltung der Lieferung der beschafften Artikel.  

Warum ist die Beschaffung für Unternehmen wichtig?  

In der Geschäftswelt spielt die Beschaffung eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Unternehmen Zugang zu den Ressourcen haben, die sie für eine effiziente und effektive Arbeit benötigen. Sie beinhaltet eine strategische Entscheidungsfindung, die darauf abzielt, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen und gleichzeitig Qualitätsstandards sowie rechtliche und ethische Überlegungen einzuhalten.

Was sind die Unterschiede zwischen Einkauf und Beschaffung?  

Der Einkauf ist eine Untergruppe des Beschaffungswesens und konzentriert sich speziell auf die Transaktionsaktivitäten, die mit der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen verbunden sind, während die Beschaffung einen strategischeren und ganzheitlicheren Ansatz für das Management der Lieferkette beinhaltet.  

Der Einkauf bezieht sich in der Regel auf den transaktionalen Aspekt der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen. Er umfasst den eigentlichen Kauf von Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Aufgaben wie die Ausstellung von Bestellungen, den Empfang von Waren, die Verwaltung von Lieferantenzahlungen und die Sicherstellung der Einhaltung von Verträgen und Vereinbarungen.  

Die Beschaffung hingegen ist ein umfassenderer Prozess, der die strategische Entscheidungsfindung und das Management der gesamten Lieferkette einschließt. Er umfasst die Planung, Beschaffung, Verhandlung, den Einkauf und das Management von Lieferanten, um sicherzustellen, dass Waren und Dienstleistungen in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt und zum richtigen Preis beschafft werden, um den Bedarf des Unternehmens zu decken.  

Die Beschaffung umfasst die Analyse von Markttrends, die Identifizierung potenzieller Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen und das Management von Lieferantenbeziehungen, um den Wert für das Unternehmen zu optimieren.  

Was sind die wichtigsten Arten der Beschaffung?  

• Direkte Beschaffung: Hierbei handelt es sich um den Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder Rohstoffen, die direkt im Produktionsprozess verwendet werden. Diese Art der Beschaffung wird typischerweise mit der verarbeitenden oder produktionsorientierten Industrie in Verbindung gebracht.
• Indirekte Beschaffung: Bezieht sich auf den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die nicht direkt in den Produktionsprozess einfließen, aber für den Betrieb einer Organisation notwendig sind. Dazu gehören z. B. Bürobedarf, Versorgungsleistungen, Wartungsdienste und IT-Dienstleistungen.  
• Beschaffung von Dienstleistungen: Konzentriert sich speziell auf die Beschaffung von Dienstleistungen und nicht von materiellen Gütern. Dies kann professionelle Dienstleistungen wie Beratung, Rechtsberatung, Marketingdienstleistungen oder die Auslagerung bestimmter Geschäftsfunktionen umfassen.  
• Warenbeschaffung: ist der Prozess der Beschaffung der physischen Produkte, die ein Unternehmen für einen effizienten Betrieb benötigt. Dazu gehören die Identifizierung von Lieferanten, die Aushandlung von Verträgen, die Erteilung von Aufträgen und die Verwaltung des Lagerbestands.  
• Baubeschaffung: Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Bauprojekten. Dazu gehören Materialien, Ausrüstung, Arbeitskräfte, Subunternehmer und Baumanagementdienste.  
• Öffentliches Beschaffungswesen: Bezieht sich auf die Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten durch Regierungsbehörden oder Organisationen des öffentlichen Sektors. Das öffentliche Beschaffungswesen ist oft mit strengen Vorschriften, Transparenzanforderungen und wettbewerbsorientierten Ausschreibungsverfahren verbunden, um Fairness und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.  
• Globale Beschaffung: Beinhaltet die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen von internationalen Lieferanten oder über mehrere geografische Regionen hinweg. Bei der globalen Beschaffung müssen Aspekte wie internationale Handelsbestimmungen, kulturelle Unterschiede, Logistik und Währungsschwankungen berücksichtigt werden.  
• Strategische Beschaffung: Konzentriert sich auf die Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten auf die allgemeinen strategischen Ziele des Unternehmens. Dazu gehören strategisches Lieferantenbeziehungsmanagement, Risikominderung, Kostenoptimierung und Innovation durch die Zusammenarbeit mit wichtigen Lieferanten.  
• Operative Beschaffung: ist der tägliche Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den laufenden Betrieb benötigt werden, und umfasst Aufgaben wie das Ausstellen von Bestellungen, den Wareneingang und die Verwaltung von Lieferanten.  
• E-Procurement: Nutzt elektronische Systeme, Softwares und Technologien, um den Beschaffungsprozess zu automatisieren und zu rationalisieren. E-Procurement umfasst Aktivitäten wie Online-Sourcing, elektronische Ausschreibungen, Bestellmanagement und Plattformen zur Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Jede Beschaffungsart hat ihre eigenen Herausforderungen, Überlegungen und Best Practices, und Unternehmen können je nach ihren spezifischen Bedürfnissen und Zielen eine Kombination dieser Arten einsetzen.

Was sind die Hauptaufgaben eines Beschaffungsmanagers?  

• Lieferantenmanagement: Ein wichtiger Aspekt der Beschaffung ist das Lieferantenmanagement. Dazu gehört die Identifizierung potenzieller Lieferanten, die Bewertung ihrer Fähigkeiten und Zuverlässigkeit sowie der Aufbau von Beziehungen, die für beide Seiten von Vorteil sind. Ein effektives Lieferantenmanagement ist unerlässlich, um Risiken wie Unterbrechungen in der Lieferkette zu minimieren und die Kontinuität des Betriebs zu gewährleisten.  
• Vertragsmanagement: Eine weitere wichtige Komponente der Beschaffung ist das Vertragsmanagement. Nach der Auswahl der Lieferanten werden die Verträge ausgehandelt, um die Bedingungen der Vereinbarung zu formalisieren. Das Vertragsmanagement umfasst die Überwachung der Lieferantenleistung, die Beilegung von Streitigkeiten und die Sicherstellung der Einhaltung der vertraglichen Verpflichtungen.  
• Kostenmanagement: Auch das Kostenmanagement ist ein wichtiger Aspekt der Beschaffung. Unternehmen sind bestrebt, die Kosten während des gesamten Beschaffungsprozesses zu minimieren, indem sie günstige Konditionen mit den Lieferanten aushandeln, Größenvorteile nutzen und die Beschaffungsstrategien optimieren. Dazu gehört auch die Bewertung der Gesamtbetriebskosten und nicht nur des anfänglichen Kaufpreises, wobei Faktoren wie Wartungs-, Support- und Entsorgungskosten berücksichtigt werden.  ‍
• Qualitäts- und Risikobewertung: Zur Beschaffung gehört auch die Bewertung von Qualität und Risiko. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die von ihnen beschafften Waren oder Dienstleistungen ihren Anforderungen und Standards entsprechen. Dies kann die Durchführung von Lieferantenaudits, Qualitätsinspektionen oder die Einführung von Qualitätsmanagementsystemen beinhalten. Auch das Risikomanagement ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in Branchen, in denen Unterbrechungen der Lieferkette oder Produktausfälle schwerwiegende Folgen haben können. Beschaffungsexperten müssen potenzielle Risiken erkennen und Strategien zu ihrer Minderung entwickeln, z. B. die Diversifizierung von Lieferanten oder die Einführung von Notfallplänen.  

Welche Rolle spielt die Nachhaltigkeit in der Beschaffung?

Ethische und nachhaltige Beschaffungspraktiken werden für Unternehmen zunehmend zur Priorität. Dazu gehören Überlegungen zu den Auswirkungen auf die Umwelt, zu Arbeitspraktiken und zur sozialen Verantwortung. Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, ihre Lieferketten ethisch und nachhaltig zu gestalten, und die Beschaffung spielt bei der Erreichung dieser Ziele eine zentrale Rolle.  

Die Beschaffung spielt eine zentrale Rolle bei der Verwirklichung dieser Ziele. Dies kann die Beschaffung bei Lieferanten beinhalten, die bestimmte Standards oder Zertifizierungen einhalten, die Implementierung von Nachhaltigkeitskriterien bei der Lieferantenauswahl und die aktive Überwachung und Verbesserung der ökologischen und sozialen Leistung in der gesamten Lieferkette.  

Welche Rolle spielt die Technologie in der Beschaffung?  

Technologie und Beschaffungssoftware verändern auch die Beschaffungslandschaft: E-Procurement-softwares, digitale Marktplätze, Automatisierungstools und künstliche Intelligenz sind auf dem Vormarsch. Diese Technologien rationalisieren den Beschaffungsprozess, verbessern die Transparenz und Effizienz und ermöglichen es Unternehmen, datengestützte Entscheidungen zu treffen.  

Künstliche Intelligenz und Algorithmen für maschinelles Lernen können riesige Datenmengen analysieren, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen, die Leistung von Lieferanten vorherzusagen und die Bestandsverwaltung zu optimieren.  

Beschaffung: Fazit:

Insgesamt ist die Beschaffung eine komplexe und dynamische Funktion, die für den Erfolg von Unternehmen in allen Branchen unerlässlich ist. Durch effektives Management der Beschaffungs-, Vertrags-, Kosten-, Qualitäts-, Risiko- und Nachhaltigkeitsaspekte der Beschaffung können Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen und sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen.