Sind Sie von der Vielzahl an ProcureTech-Lösungen auf dem Markt überwältigt?
Wenn Sie gerade erst beginnen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen, kann die schiere Anzahl an Lösungen verwirrend sein. Keine Sorge – wir bringen Licht ins Dunkel. Ohne Berater-Floskeln oder Fachjargon.
Zunächst erklären wir, warum digitale Beschaffungstools eine völlig andere Kategorie als Ihr ERP-System sind. Danach gehen wir auf das „Warum“ ein, das Ihre Entscheidungen zum „Was“ und „Wie“ antreibt.
Anschließend werfen wir einen Blick auf häufige Stolpersteine und wichtige Überlegungen für Ihren Auswahlprozess, bevor wir uns der Frage widmen, wie viel Aufmerksamkeit Sie Bewertungsportalen, „Best of“-Listen und Analystenberichten schenken sollten.
Es gibt eine Menge zu besprechen – also legen wir los…
Starten wir mit der Frage, warum ERP-Systeme kein Ersatz für spezialisierte Beschaffungstools sind.
Es sei denn, Sie erstellen noch immer manuelle Bestellungen mit Word oder Excel, ist Ihr zentrales System für die Beschaffung vermutlich ein ERP-System.
Das könnte in einem größeren Unternehmen SAP oder Oracle sein, während mittelständische Unternehmen eher finanzzentrierte Systeme wie NetSuite oder Sage nutzen.
Obwohl ERPs verschiedene Geschäftsbereiche integrieren, mangelt es ihnen oft an Benutzerfreundlichkeit. Für alles, was über einfache Transaktionen und Berichte hinausgeht, ist meist eine umfassende Schulung erforderlich.
Diese Systeme wurden entwickelt, um das gesamte Unternehmen zu unterstützen. Ihre Beschaffungsfunktionen sind jedoch begrenzt und konzentrieren sich hauptsächlich auf die Abwicklung von Transaktionen – für strategisches Procurement sind sie nicht ausgelegt.
ERP-Systeme funktionieren einigermaßen gut für den Einkauf direkter Materialien, wenn es um vorhersehbare Mengen und wiederkehrende Bestellungen geht, die sich gut in die ERP-Struktur einfügen. Doch beim Management indirekter Ausgaben geraten sie meist an ihre Grenzen.
Nicht standardisierte und komplexe CapEx-Beschaffungen oder Verträge für indirekte Dienstleistungen erfordern eine andere Herangehensweise. Traditionelle ERP-Systeme sind dafür schlichtweg nicht konzipiert.
Schauen wir uns nun S2P-Suites an. Diese sind ausschließlich cloudbasiert und decken den gesamten Prozess ab – von der Ausschreibung über Bestellungen, Wareneingänge bis hin zur Rechnungszahlung. Viele enthalten zudem Funktionen für das Vertragsmanagement.
S2P-Software bietet sowohl strategische Beschaffungs- und Lieferantenauswahl-Funktionen als auch die Abwicklung von Zahlungen und alltäglichen Einkaufsprozessen. Diese Flexibilität macht sie besser geeignet für die komplexen Anforderungen des Einkaufs als traditionelle ERP-Systeme.
Die Preisgestaltung von S2P-Suites variiert stark und hängt von den angebotenen Funktionen sowie der Zielgruppe ab – ob Großunternehmen, Mittelstand oder KMUs.
Zu den etablierten Anbietern im Enterprise-Segment gehören Coupa und SAP Ariba, die die größten Marktanteile besitzen. Diese Lösungen sind seit über 15 Jahren auf dem Markt – mit all den Vor- und Nachteilen, die dies mit sich bringt.
Im Mittelstandssegment gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen, abhängig von Region, Branche und benötigten Funktionen. Falls Sie eine kostengünstigere Lösung suchen, die eine breite Palette an digitalen Beschaffungsprozessen abdeckt, bieten diese Plattformen eine schnellere Implementierung und eine höhere Benutzerakzeptanz als die großen Enterprise-Lösungen.
Im Gegensatz zu ERPs – die primär für Vertrieb, Finanzen und operative Prozesse konzipiert sind – bieten S2P-Tools fortschrittliche Funktionen speziell für den Einkauf, insbesondere für die Verwaltung indirekter Ausgaben. Sie sind ideal für die Digitalisierung und Automatisierung operativer und taktischer Einkaufsprozesse.
Lieferanten können über diese Plattformen wichtige Aufgaben wie Bestellbestätigungen, Rechnungseinreichungen und Zahlungsanfragen eigenständig verwalten. Gleichzeitig können interne Stakeholder über E-Procurement, B2B-Marktplätze oder Punchout-Kataloge selbstständig nicht-komplexe, nicht-kritische Artikel beschaffen. Dies reduziert das E-Mail-Volumen erheblich und eliminiert unnötige Dateneingaben.
ERP-Systeme hingegen bieten oft nur eingeschränkte Funktionen in diesem Bereich und erfordern umständliche Drittanbieter-Integrationen, um ähnliche Ergebnisse zu erzielen.
Ein Nachteil vieler S2P-Suites ist jedoch, dass sie keine integrierte Marktintelligenz, kein tiefgehendes Vertragsmanagement (abgesehen von einfachen Ablagen) und kein strategisches Lieferantenmanagement bieten. Dies gilt besonders für Lösungen, die auf den Mittelstand ausgerichtet sind.
Best-of-Breed-Technologie konzentriert sich darauf, eine einzelne Lösung oder einige eng verwandte Lösungen besonders umfassend und tiefgehend zu optimieren.
Ein Beispiel dafür ist Mercanis – eine Beschaffungssoftware mit starkem Fokus auf strategische Einkaufsfunktionen, bei der S2C (Source-to-Contract) im Mittelpunkt steht. Die Plattform deckt wesentliche Module ab, darunter Sourcing (RFx), Supplier Management (SRM) inklusive LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz), Vertragsmanagement und Spend Analytics.
Die Plattform ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen in Preisen und Prozessen und dient als Single Source of Truth, um Transparenz in der Lieferantenbasis zu schaffen und datengetriebene Entscheidungen zu ermöglichen.
S2P-Suiten bieten eine breite Palette von Funktionen, erreichen jedoch oft nicht die notwendige Tiefe in den strategischen Aspekten des Einkaufs.
Hier setzen Best-of-Breed-Tools wie Mercanis an und haben sich erfolgreich im Markt etabliert.
Ein Beispiel: Falls Sie ein spezialisiertes E-Sourcing-, Vertrags- und SRM-Tool benötigen, könnte der Kauf von Mercanis in Kombination mit einer einfacheren Procure-to-Pay (P2P)-Lösung deutlich leistungsfähigere Funktionen bieten – und das oft zu geringeren Kosten als eine traditionelle S2P-Suite.
Beim Kauf einer S2P-Suite erwerben Sie eine All-in-One-Lösung, die versucht, für alle Branchen und Unternehmensgrößen gleichermaßen geeignet zu sein. In fast jedem Industriesektor gibt es Anwendungsfälle für klassische Source-to-Pay-Suiten. Dies zeigt, dass sie flexibel einsetzbar sind – allerdings geht durch diese breite Ausrichtung oft tiefgehende Funktionalität und Agilität verloren.
Vergleichen Sie es mit einem Windows-PC: Perfekt für den Alltag, aber nicht unbedingt die beste Wahl für hochspezialisierte Aufgaben wie Gaming, Musikproduktion oder professionelle Videobearbeitung. Genau hier punktet Mercanis – mit tiefer Funktionalität und spezialisierten Features in den Bereichen, auf die sich das Produkt fokussiert.
Bei der Auswahl der richtigen Lösung sollten Sie überlegen, wie viel zusätzliche Funktionalität Sie wirklich benötigen.
S2P-Suiten decken zwar die grundlegenden End-to-End-Prozesse eines modernen Beschaffungsteams ab, scheitern jedoch oft an tiefergehenden Funktionen wie Spend Analytics, Lieferantenrisikomanagement und Vertragsmanagement.
Selbst mit einer hochwertigen S2P-Suite stellen viele Unternehmen fest, dass sie dennoch zusätzliche spezialisierte Lösungen benötigen, um diese Bereiche ausreichend abzudecken.
Zuletzt sollte man die Vielzahl an Nischenlösungen im Beschaffungsbereich nicht außer Acht lassen.
Egal, ob Sie sich auf Agrarrohstoffe, SaaS-Beschaffung, Lohnfertigung oder Frachteinkauf konzentrieren – spezialisierte Softwarelösungen helfen Ihnen dabei, spezifische Herausforderungen effizient zu bewältigen.
Diese Tools sind auf verschiedene Branchen und Anforderungen zugeschnitten, sodass es mit hoher Wahrscheinlichkeit eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre individuellen Beschaffungsbedürfnisse gibt.
Was ist Ihre größte Herausforderung? Wo spüren Sie den größten Schmerz?
Anstatt nach einer Lösung für ein bestimmtes Problem zu suchen, sollten Sie den Prozess von der anderen Seite angehen.
Sobald Sie Ihren größten Schmerzpunkt identifiziert haben, sind Sie bereit, den Markt zu erkunden und herauszufinden, welche Lösungen es gibt.
Wichtig: Diese Suche sollte nicht preisgetrieben sein.
Natürlich haben Sie kein unbegrenztes Budget, aber dies ist nicht wie der Kauf einer Büroausstattung oder einer Verpackungsmaschine, bei der der Preis der wichtigste Entscheidungsfaktor ist.
Lassen Sie uns also sicherstellen, dass Sie sich nicht von übertriebenen Verkaufspitches blenden lassen.
Die Auswahl der richtigen Beschaffungssoftware kann eine Herausforderung sein. Der Markt ist für Nicht-Experten oft unübersichtlich – selbst erfahrene Procurement-Profis haben Schwierigkeiten, die Alleinstellungsmerkmale der verschiedenen Anbieter zu erkennen.
Werfen wir einen Blick auf 9 zentrale Punkte, die Sie bei Ihrem Auswahlprozess berücksichtigen sollten.
Bei der Bewertung von Funktionen sollten Sie sich fragen, ob Sie eine Best-of-Breed-Lösung oder eine umfassende All-in-One-Suite bevorzugen.
Benötigen Sie ein Tool, das in einem bestimmten Bereich besonders stark ist, z. B. eSourcing, Contract Lifecycle Management (CLM) oder Supplier Relationship Management (SRM)?
Oder suchen Sie eher eine „Alleskönner“-Lösung, die zwar viele Funktionen bietet, aber möglicherweise nicht in jedem Bereich führend ist?
Wenn Sie Flexibilität und Skalierbarkeit benötigen, achten Sie auf Anbieter mit einem modularen Ansatz, bei dem Sie Funktionen je nach Bedarf hinzufügen können. Alternativ können Sie eine Software wählen, die eine einfache Integration mit anderen Best-of-Breed-Tools über API-Schnittstellen ermöglicht – so stellen Sie sicher, dass Ihre verschiedenen Anwendungen nahtlos miteinander kommunizieren können.
Die Implementierung einer Beschaffungssoftware kann ein komplexer Prozess sein, insbesondere bei Enterprise-Software. Solche Projekte dauern oft Monate oder sogar Jahre.
Fragen Sie Anbieter, wie lange die Implementierung typischerweise dauert und wie einfach sich ihre Software in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt.
Achten Sie darauf, dass Ihr Implementierungsteam aus Top-Talenten („A-Players“) besteht.
Überlassen Sie diese Aufgabe nicht einfach einem Ihrer Procurement Category Manager als zusätzliches Projekt unter dem Label „Entwicklungsmöglichkeit“. Das ist eine sichere Methode, ihn oder sie zu überlasten und in ein Burnout zu treiben – was letztendlich zur gescheiterten digitalen Transformation führt.
Die Benutzerfreundlichkeit entscheidet maßgeblich über den Erfolg der Software-Einführung.
Wie intuitiv ist die Software für Anwender und Lieferanten? Ein kompliziertes System kann selbst erfahrene Beschaffungsprofis abschrecken.
Wenn Benutzer ein Tool als zu umständlich empfinden, werden sie es meiden.
Eine intuitive Benutzeroberfläche fördert hingegen die Akzeptanz. Lassen Sie sich daher eine ausführliche Demo zeigen, fordern Sie Testzugänge an oder sprechen Sie mit bestehenden Kunden, um ein realistisches Bild zu bekommen.
Besonders wichtig ist eine gute UX, wenn Lieferanten oder gelegentliche Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens auf die Software zugreifen müssen – denn diese nutzen das Tool nicht täglich und dürfen nicht durch komplizierte Prozesse abgeschreckt werden.
Berücksichtigen Sie das Support-Niveau des Anbieters – insbesondere, wenn es sich um ein noch junges Unternehmen handelt. Gibt es ein dediziertes Customer-Success-Team? Haben Sie einen festen Ansprechpartner für den Support?
Falls der Anbieter auf ausgelagerte Support-Teams oder ein Ticketsystem setzt, kann es zu Verzögerungen oder Kompetenzproblemen im Kundenservice kommen.
Fragen Sie den Anbieter nach der vorhandenen Supportstruktur.
Cybersicherheit wird oft übersehen, ist aber entscheidend. Beziehen Sie Ihr IT-Team frühzeitig in den Auswahlprozess ein, um die Sicherheitsmaßnahmen potenzieller Anbieter zu bewerten. Achten Sie auf SOC 2- oder ISO 27001-Zertifizierungen auf der Website des Anbieters. Diese Zertifizierungen zeigen, dass das Unternehmen anerkannte internationale Sicherheitsstandards einhält.
Da Datenlecks immer häufiger auftreten, sollte Cybersicherheit eine Priorität sein, um Ihr Unternehmen vor unnötigen Risiken zu schützen.
Mercanis ist eine SOC 2-zertifizierte Plattform. Erfahren Sie mehr über Cybersicherheit und ihre Relevanz für Beschaffungstechnologie in unserem aktuellen Whitepaper, in dem wir dieses Thema ausführlich beleuchten.
Bisher haben wir das Thema Kosten noch nicht angesprochen – dabei ist es offensichtlich ein entscheidender Faktor. Wie ist die Preisstruktur des Anbieters aufgebaut? Die meisten Beschaffungslösungen basieren auf einem Software-as-a-Service (SaaS)-Modell, das üblicherweise eine der folgenden Strukturen aufweist:
Manchmal gibt es auch Hybrid-Modelle oder modulare Preismodelle. Hier gibt es kein allgemeingültiges Richtig oder Falsch – die Wahl hängt von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Nutzer und Ihren Wachstumsplänen ab. Sollten Sie ein schnelles Wachstum planen, sollten Sie vorsichtig mit nutzerbasierten Preismodellen sein, da die Kosten schnell steigen können.
Bewerten Sie den Reifegrad der Lösung, die Sie in Betracht ziehen. Sind Sie offen für die Zusammenarbeit mit einem Start-up? Die Wahl eines neuen Anbieters kann Vorteile bieten, z. B. die Möglichkeit, als einer der ersten Kunden direkten Einfluss auf die Produktentwicklung zu nehmen. Allerdings können frühphasige Lösungen noch Fehler enthalten oder langsamere Reaktionszeiten aufweisen.
Aber Vorsicht: Ein zu risikoaverser Ansatz nach dem Motto „Niemand wurde je gefeuert, weil er den etablierten Anbieter X gewählt hat“ kann ebenfalls problematisch sein. Sie laufen Gefahr, eine teure, komplexe Lösung mit schlechter UI/UX zu kaufen, die vielleicht als „Best-in-Class“ gilt, aber in Wirklichkeit an Relevanz verliert – während modernere und innovativere Technologien bereits verfügbar sind.
Wo liegt der optimale Mittelweg? Mercanis ist jung genug, um innovativ zu sein, aber ohne die Ineffizienzen eines großen Konzerns. Kombiniert mit nachhaltigem Wachstum und einem ausgereiften, aber sich weiterentwickelnden Produkt ergibt sich eine starke Kombination.
Stimmen Sie sich intern ab, welches Reife-Level Sie von einem Anbieter erwarten.
Untersuchen Sie, ob der Anbieter bereits profitabel ist oder nicht.
Wenn das Unternehmen stark von Risikokapital für sein Wachstum abhängig ist, wie robust ist dann sein Geschäftsmodell? Haben sie zu schnell eingestellt und ihr Kapital in kurzer Zeit aufgebraucht? Oder zeigen sie nachhaltiges, stetiges Wachstum?
Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die Anzahl der Mitarbeiter, die Finanzierungshistorie (wie viele Finanzierungsrunden wurden erfolgreich abgeschlossen?) und die Kundenbasis.
Zum Beispiel lässt sich dies einfach auf LinkedIn überprüfen. Zur vollständigen Transparenz: Hier sind unsere Zahlen. Wir sind über die Zeit organisch gewachsen, mussten aber keine großen Entlassungsrunden durchführen, um Kapital zu sparen.
Ich bin kein Unternehmensanalyst, aber dies ist ein positives Zeichen für nachhaltiges Wachstum.
Die Integrationsfähigkeit ist besonders wichtig, wenn Sie auf ein Best-of-Breed-Ökosystem setzen. Falls eine Lösung bestimmte Funktionen nicht abdeckt, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Software, um diese Lücken zu schließen.
Prüfen Sie die Partnerschaften und API-Konnektivität des Anbieters mit anderen Lösungen. Stellen Sie sicher, dass sich die Software nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt – dies ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche digitale Transformation.
Angesichts der Komplexität des Marktes verlassen sich viele Fachleute auf Bewertungen, „Best-of“-Listen oder sogar teure Analystenberichte, um Orientierung zu finden.
Obwohl diese Quellen eine erste Orientierung bieten können, liefern sie oft keine wirklich verlässlichen Einblicke. Deshalb sollten Sie sie eher als Richtlinie und nicht als absolute Wahrheit betrachten.
Dennoch sollten Sie „Best-of“-Listen und Analystenberichte mit Skepsis betrachten. Viele dieser Rankings sind nicht transparent in Bezug auf ihre Bewertungskriterien – und einige sind sogar „Pay-to-Play“-Listen, bei denen Unternehmen für eine Platzierung zahlen, ohne dass dies offengelegt wird.
ERP-Systeme wie SAP oder Oracle wurden entwickelt, um verschiedene Geschäftsbereiche zu integrieren. Als sie in den 1990er Jahren konzipiert wurden, wurde „Procurement“ oft noch als „Purchasing“ oder „Buying“ bezeichnet und war eine rein administrative Funktion. Daher sind ERP-Systeme häufig nicht in der Lage, strategische Einkaufsaktivitäten effektiv zu managen. Während sie operative Einkaufsprozesse gut abbilden können, sind sie nicht darauf ausgelegt, die Komplexität von indirekten Ausgaben oder einmaligen Investitionsgütern (CapEx) zu steuern.
S2P-Suiten eignen sich besonders für reife Einkaufsorganisationen mit komplexen Anforderungen. Wenn Sie eine umfassende Lösung benötigen, die von der Ausschreibung bis zur Zahlung alles abdeckt und sich mit Ihrem ERP-System integrieren lässt, kann eine S2P-Suite die richtige Wahl sein. Allerdings fehlt es diesen Lösungen oft an Tiefe in bestimmten Bereichen – zum Beispiel im Lieferantenmanagement, der Analyse von Rohstoffpreisen, der Visualisierung von Spend-Daten oder dem Vertragsmanagement (Contract Lifecycle Management, CLM). Wenn Ihr Unternehmen hochspezialisierte Funktionen für bestimmte Einkaufsprozesse benötigt, ist eine Best-of-Breed-Lösung möglicherweise besser geeignet. Diese Tools sind auf ihren Bereich spezialisiert und bieten in ihrer Nische oft eine deutlich bessere Funktionalität.
Zunächst ist es wichtig, die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens zu verstehen, um sicherzustellen, dass die Software zu Ihren Beschaffungszielen passt. Bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware sollten Sie Faktoren wie Funktionsumfang, Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen, Implementierungsaufwand, Benutzerfreundlichkeit und den Kundenservice-Standard des Anbieters berücksichtigen. Darüber hinaus sollten Sie auch auf Cybersicherheitsstandards, Preisgestaltung und den allgemeinen Reifegrad der Lösung achten.
Analystenberichte und „Best-of“-Listen können eine gewisse Orientierung bieten, sollten aber mit Vorsicht betrachtet werden. Viele Analystenfirmen arbeiten nach einem „Pay-to-Play“-Modell, bei dem Softwareanbieter fünfstellige Beträge für eine Platzierung oder ein Review bezahlen. Auch Bewertungsplattformen können subjektiv sein, und die Aktualität des Feedbacks spielt eine große Rolle – schließlich entwickeln sich Softwarelösungen in diesem Bereich ständig weiter. Zudem ist es wichtig, die Erfahrung des Rezensenten zu hinterfragen und zu prüfen, ob seine Perspektive zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Statt sich ausschließlich auf solche Berichte zu verlassen, sollten Sie Software durch detaillierte Demos und Testzugänge selbst bewerten, um ihre Eignung für Ihr Unternehmen zu prüfen. Alternativ kann es hilfreich sein, unabhängige externe Experten einzubeziehen, die Ihnen eine neutrale Marktübersicht und strategische Beratung bieten.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
.webp)
.webp)
.webp)
