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Beschaffung ist längst nicht mehr nur eine unterstützende Funktion — sie ist ein zentraler Treiber für Geschäftsstrategie, Risikomanagement und Unternehmenserfolg. Doch während der Erwartungen gestiegen sind, verlassen sich viele Unternehmen weiterhin auf veraltete Beschaffungssoftware, die nicht für die Geschwindigkeit, Komplexität oder den Umfang moderner Lieferketten ausgelegt ist. Das Ergebnis? Eine wachsende Kluft zwischen dem, was Beschaffungsteams brauchen, und dem, was ihre Tools leisten können.
In diesem Artikel zeigen wir, warum traditionelle Beschaffungssysteme nicht mehr ausreichen, welche Auswirkungen ihre Grenzen auf die Leistung haben und worauf Sie bei einer modernen Lösung achten sollten, die echten Mehrwert bietet.
Die Beschaffungslandschaft hat sich in den letzten zehn Jahren dramatisch verändert. Was als einfache Einkaufstools begann, ist heute ein komplexes Ökosystem von Softwarelösungen, die Lieferantenbeziehungen, Verträge, Analysen, Compliance und strategische Beschaffung abdecken. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf Systeme, die für eine andere Ära des Geschäfts konzipiert wurden.
Moderne Beschaffungsteams stehen unter ständigem Druck — von Lieferkettenunterbrechungen über regulatorische Änderungen bis hin zum steigenden Bedarf an strategischen Einblicken und Kosteneffizienz. Doch die meisten Systeme wurden diesen Anforderungen nie gerecht. Anstatt mit einer einzigen, integrierten Plattform zu arbeiten, jonglieren viele Teams mit mehreren isolierten Tools: eins für Lieferantendaten, eins für Vertragsmanagement, ein weiteres für Ausgabenanalyse. Tabellenkalkulationen schließen die Lücken. Diese Fragmentierung führt zu Ineffizienzen und mangelnder Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess. Die Folge: Teams verbringen mehr Zeit mit der Verwaltung von Tools als mit dem Generieren von Mehrwert.
Hinzu kommt, dass durch den Einsatz unterschiedlichster Systeme oft keine einheitliche Benutzererfahrung entsteht – was sich negativ auf Effizienz, Datenqualität und Akzeptanz im Unternehmen auswirkt.
Das Hauptproblem liegt in der unflexiblen, veralteten Architektur dieser Systeme. Sie wurden für Zeiten konzipiert, in denen Beschaffung linear, vorhersehbar und eher operativ war. Heute benötigen Beschaffungsteams Agilität, um auf Marktveränderungen, Lieferantenrisiken und interne Anforderungen schnell reagieren zu können.
Leider erfordern viele dieser Alt-Systeme teure und langwierige IT-Entwicklung, um Workflows anzupassen. Zudem unterstützen sie keine modernen Modelle wie ergebnisorientierte Beschaffung oder flexible Freigabeprozesse, die heutige Organisationen abbilden.
Typische Einschränkungen sind:
Kurzfristige Kosteneinsparungen durch das Festhalten an alten Tools führen langfristig zu technischen Schulden, Workarounds und verpassten Chancen. Noch problematischer: Viele dieser Systeme bieten keine mobile Nutzung oder eine intuitive Oberfläche. Das erschwert die Akzeptanz und führt zu Schattenprozessen außerhalb der offiziellen Plattformen.
Diese Prozesse entziehen sich der Kontrolle und bergen zusätzliche Risiken – etwa im Hinblick auf Compliance, Vertragsbindung oder Nachhaltigkeitsziele.
Die finanziellen Auswirkungen sind gravierend – und werden oft unterschätzt. Ein zentrales Problem ist die Datenfragmentierung: Lieferantendaten, Vertragskonditionen und Ausgabenanalysen befinden sich in unterschiedlichen Tools. Das verhindert ganzheitliche Auswertungen, schwächt das Risikomanagement und blockiert Einsparpotenziale.
Beschaffungsteams verbringen bis zu 60 % ihrer Zeit mit manuellen, transaktionalen Aufgaben, statt strategisch zu arbeiten. Manuelle Eingaben führen zu Fehlern – Studien zeigen Fehlerquoten von über 3 % pro Transaktion.Und ohne transparente Daten bleibt Maverick Buying – also das Einkaufen außerhalb von Rahmenverträgen – oft unsichtbar. Diese inoffiziellen Einkäufe können 15–20 % mehr Kosten verursachen – eine direkte Belastung des Budgets.
Darüber hinaus fehlen oft zentrale Auswertungsfunktionen: Ohne automatisierte Dashboards oder Reportings ist es schwer, Risiken zu identifizieren, Lieferantenleistung zu bewerten oder strategische Entscheidungen datenbasiert zu treffen.
Die Anforderungen an moderne Beschaffung steigen rasant – doch viele Alt-Systeme bremsen genau diesen Wandel aus.
Moderne Beschaffungsplattformen müssen heute mehr leisten als nur Bestellungen verwalten. Sie müssen sich nahtlos integrieren mit:
Doch genau an diesen Schnittstellen scheitern traditionelle Systeme: Punkt-zu-Punkt-Integrationen sind anfällig für Fehler, schwer wartbar und aufwendig zu pflegen. Viele Unternehmen berichten von langsamen, instabilen Schnittstellen – mit hohem manuellen Nachbesserungsaufwand.
Das Ergebnis: Mehr Aufwand, weniger Transparenz – und eine massiv eingeschränkte Skalierbarkeit.
Auch im Bereich Sicherheit stoßen veraltete Systeme an ihre Grenzen. Sie bieten oft keinen ausreichenden Schutz sensibler Daten und sind anfällig für Cyberangriffe – gerade in global vernetzten Lieferketten ein ernstzunehmendes Risiko.
Hinzu kommt: Hybrides Arbeiten ist längst Realität. Doch On-Premise-Lösungen ohne sicheren Remote-Zugriff behindern die notwendige Flexibilität – und damit den Fortschritt.
Die nächste Generation der Beschaffungslösungen ist cloudbasiert, intelligent und vollständig integriert. Cloud-native Plattformen reduzieren IT-Aufwand, ermöglichen sicheren Remote-Zugriff und lassen sich flexibel skalieren. Sie bieten kontinuierliche Weiterentwicklung statt teurer, seltener Updates.
Künstliche Intelligenz ist längst Pflicht: Sie erkennt Ausgabenmuster, warnt vor Risiken, analysiert Verträge und extrahiert automatisch Daten aus Rechnungen.
Weitere Einsatzbereiche umfassen die Vorhersage von Lieferengpässen, die automatische Klassifizierung von Ausgaben oder die Risikoanalyse auf Basis externer Datenquellen.
Wichtig ist dabei die nahtlose Integration in tägliche Workflows – ohne zusätzliche Komplexität. Nur so wird Technologie zum echten Produktivitätshebel und schafft Mehrwert im Alltag.
Am Anfang steht die ehrliche Bestandsaufnahme: Wo stehen Ihre Prozesse heute? Welche Tools blockieren echten Fortschritt? Darauf aufbauend entsteht ein klare Transformationplan der kurzfristigen Erfolge mit langfristigem Wandel verbindet.
Typische Schritte in erfolgreichen Roadmaps:
Auch bei der Toolauswahl gilt: Suchen Sie Partner, nicht nur Anbieter. Anbieter mit echter Innovationskraft, Serviceorientierung und Branchenverständnis. Zudem lohnt es sich, interne Multiplikatoren frühzeitig einzubinden – zum Beispiel Power User, die als Brücke zwischen Fachbereich und IT fungieren können.
Am Ende ist Technologie nur ein Teil des Erfolgs. Entscheidend ist das Zusammenspiel von Mensch, Prozess und Tool. Wer das schafft, transformiert nicht nur die IT – sondern das gesamte Unternehmen.
Traditionelle Beschaffungssoftware passt nicht mehr in die heutige Zeit. Sie ist zu starr, zu schlecht integriert und zu wenig automatisiert. Gleichzeitig wird die strategische Bedeutung der Beschaffung immer größer.
Mit modernen, intelligenten Plattformen wird aus Reaktion aktive Steuerung – und aus operativer Notwendigkeit ein echter Wettbewerbsvorteil. Wer jetzt umdenkt und digitalisiert, verschafft sich nicht nur Effizienz – sondern Zukunftssicherheit.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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