Manuelle Beschaffung mag früher funktioniert haben – heute ist sie ein Hindernis für Tempo, Skalierbarkeit und Strategie. Papierbasierte Prozesse und fragmentierte Excel-Tabellen verursachen Engpässe in jeder Phase des Beschaffungszyklus. Einkaufsteams verschwenden wertvolle Zeit mit Genehmigungen, doppelten Dateneingaben und verstreuter Kommunikation. Gleichzeitig gehen strategische Chancen verloren.
Dieser Artikel zeigt auf, wo diese Engpässe auftreten – und wie der Umstieg auf elektronische Beschaffung diese in schlanke, wertschöpfende Workflows verwandelt. Wir analysieren jede Herausforderung – und zeigen, wie führende Unternehmen Beschaffung in einen Wettbewerbsvorteil verwandeln.
Beschaffung steht mehr denn je unter Druck, effizient, transparent und strategisch zu agieren. Doch viele Unternehmen setzen immer noch auf veraltete manuelle Prozesse.
Papierbasierte Bestellungen, Genehmigungen per E-Mail und verstreute Datenquellen verlangsamen alles. Diese Ineffizienzen verschwenden Ressourcen, erhöhen die Fehlerquote und begrenzen das Potenzial der Beschaffung.
Elektronische Beschaffung (E-Procurement) dreht den Spieß um. Sie digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung – und ermöglicht Automatisierung im großen Stil.
Durch die direkte Integration in digitale Geschäftsprozesse gewinnen Unternehmen an Agilität, reduzieren den Verwaltungsaufwand und verbessern die Zusammenarbeit. Das Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, bessere Compliance und stärkere Lieferantenbeziehungen.
Sehen wir uns die häufigsten manuellen Engpässe an – und wie digitale Lösungen diese auflösen.
Die Bestellabwicklung (PO-Prozess) ist das Fundament der Beschaffung – doch in manuellen Systemen ist sie langsam, fehleranfällig und frustrierend.
Genehmigungen per Papier oder E-Mail führen zu Verzögerungen. Daten müssen mehrfach in verschiedene Systeme eingegeben werden. Missverständnisse führen zu doppelten oder fehlenden Bestellungen.
Warum manuelle PO-Prozesse scheitern:
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Vorteil von E-Procurement:
Systemintegrationen eliminieren redundante Dateneingaben , während digitale Workflows Genehmigungen beschleunigen und Verzögerungen vermeiden. Standardbestellungen lassen sich vollständig automatisiert abwickeln – fehlerfrei und effizient.
Sobald der PO-Prozess optimiert ist, stellt sich die nächste Herausforderung: Überblick über die Ausgaben gewinnen.
Eine der größten Schwächen manueller Beschaffung ist die mangelnde Ausgabentransparenz. Wenn Daten in Tabellen, E-Mails und Ordnern verstreut sind, wird strategischer Einkauf zum Ratespiel.
Fehlende Übersicht führt zu Budgetüberschreitungen, Maverick Buying und verpassten Bündelungspotenzialen. Ohne belastbare Daten sind Verhandlungen ineffektiv.
Vorteil von E-Procurement:
Zentrale digitale Systeme bündeln Ausgabendaten in Echtzeit – über Abteilungen und Lieferanten hinweg. So entstehen kontinuierliche Analysen, automatische Kategorisierungen und Identifikation von Einsparpotenzialen.
Bessere Ausgabentransparenz führt Beschaffungsteams zur nächsten Priorität: Lieferantenbeziehungen gezielt managen. Die Sichtbarkeit ermöglicht zudem präzisere Prognosen und strategische Einkaufsentscheidungen.
Lieferantenleistung, Compliance und Kommunikation sind geschäftskritisch – aber schwer zu handhaben, wenn alles manuell läuft. Informationen sind verstreut, veraltet oder nicht zugänglich.
Diese Fragmentierung schwächt Partnerschaften und erhöht Risiken. Ohne Echtzeitinformationen bleibt nur Reaktion statt Prävention.
Was manuelle Lieferantenverwaltung nicht leistet:
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Vorteil von E-Procurement:
Cloud-basierte Beschaffungssoftware bündelt alle Lieferantendaten, automatisiert Warnungen und ermöglicht transparente Zusammenarbeit via Portale und Scorecards. Das stärkt Beziehungen und erlaubt proaktives Risikomanagement.
Lieferantenrisiken sind nur ein Teil des Problems – Verträge sind in manuellen Systemen ebenso gefährdet.
Verträge sind ein zentrales Wertversprechen – doch ohne digitale Systeme verpufft dieses Potenzial schnell. Verpasste Fristen, Versionskonflikte und fehlende Transparenz sind die Folge.
Compliance-Lücken, unklare Zuständigkeiten und vergessene Verpflichtungen führen zu Risiken und Wertverlust.
Vorteil von E-Procurement:
Contract Lifecycle Management verfolgt Verträge über den gesamten Lebenszyklus. Vertragsinhalte werden strukturiert, Fristen automatisiert überwacht und Verpflichtungen klar zugewiesen.
Juristische und kaufmännische Teams arbeiten kollaborativ in Echtzeit – mit Klauselbibliotheken, Vorlagen und digitalen Genehmigungsworkflows. So sinkt der Abstimmungsaufwand und steigt die Verlässlichkeit.
Mit Vertragsmanagement unter Kontrolle rückt der nächste Flaschenhals in den Fokus: der Sourcing-Prozess.
RFIs, RFPs und RFQs verursachen in vielen Unternehmen manuell betrieben hohe Verwaltungslasten. E-Mails, Excel-Bewertungen und inkonsistente Formate führen zu Verzögerungen.
Diese Ineffizienzen erschweren Lieferantenauswahl, Vergleichbarkeit und Entscheidungsfindung.
Schwächen manueller RFx-Prozesse:
Vorteil von E-Procurement:
Digitale RFx-Tools schaffen einheitliche Abläufe, transparente Bewertungen und strukturiertes Scoring. KI-gestützte Funktionen erkennen Auffälligkeiten in Preisen oder Klauseln und schlagen Verhandlungstaktiken vor.
E-Sourcing fördert zudem die Einbindung von Fachabteilungen – Spezifikationen, Feedback und Bewertungen erfolgen in einem zentralen Tool.
Doch digitaler Einkauf entfaltet nur dann seinen vollen Nutzen, wenn er gut integriert ist.
Viele Unternehmen zögern beim Umstieg – aus Angst vor technischer Komplexität und Kulturwandel. Diese Sorgen sind berechtigt – aber lösbar.
Die größte Hürde ist oft nicht Technik, sondern Verhalten. Teams müssen lernen, anders zu arbeiten und kollaborieren.
Vorteil von E-Procurement:
Spend-Management-Integration mit ERP-Systemen Ferfordert sorgfältige Planung. Moderne Plattformen bieten APIs, modulare Rollouts und Konfigurationsfreiheit. Der Schlüssel liegt in der Prozessanalyse vor der Tool-Auswahl.
Organisationen, die Change-Management ernst nehmen und digitale Tools am Nutzerverhalten ausrichten, erzielen höhere Akzeptanz und besseren ROI.
Mit klarer Planung lässt sich E-Procurement nahtlos in bestehende Systeme einfügen.
Manuelle Beschaffung ist keine Option mehr für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Die Risiken und Kosten sind zu hoch.
E-Procurement bringt nicht nur operative Vorteile – sondern verändert, wie Beschaffung funktioniert. Sie wird datengetrieben, proaktiv und strategisch ausgerichtet.
Die Ergebnisse?
Unternehmen, die E-Procurement einsetzen, erreichen in der Regel:
Innovative Organisationen gehen noch weiter – und integrieren Analytik, KI und Nachhaltigkeitsmetriken direkt in ihre Plattformen. Die Beschaffung entwickelt sich vom Kostenfaktor zum Treiber von Innovation, Widerstandsfähigkeit und Wertschöpfung.
Die Zukunft der Beschaffung ist nicht manuell – sondern digital, vernetzt und strategisch.
Verzögerungen, Fehler und Intransparenz – sie machen es fast unmöglich, zu skalieren oder strategisch zu handeln.
Moderne Tools sind integrationsfähig und API-basiert. Mit der richtigen Planung ist das Risiko gering.
Starten Sie bei Prozessen mit hohem Aufwand wie Bestellgenehmigungen oder Ausschreibungen. Rollen Sie Tools schrittweise aus – mit klarem Change-Management.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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