Manuelle Beschaffung mag vertraut wirken – aber sie hält Ihr Unternehmen zurück. In diesem Artikel beleuchten wir die versteckten Kosten manueller Arbeitsabläufe und zeigen auf, wie Automatisierung Ineffizienzen reduziert, Compliance verbessert und strategischen Mehrwert über den gesamten Beschaffungszyklus hinweg schafft.
Starten wir mit dem Kernproblem vieler Einkaufsteams: der Abhängigkeit von veralteten, manuellen Prozessen.
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind überholte Praktiken nicht nur ineffizient – sie behindern aktiv das Wachstum. Manuelle Beschaffung, die auf Tabellenkalkulationen, E-Mails und Papier basiert, wirkt wie ein unsichtiger Anker, der die operative Geschwindigkeit ausbremst und das strategische Potenzial einschränkt.
Diese traditionellen Methoden verursachen versteckte Kosten – nicht nur durch verlorene Zeit, sondern auch durch verpasste Einsparungen, Innovationschancen und bessere Lieferantenbeziehungen. Viele Unternehmen konzentrieren sich nur auf die offensichtliche Verwaltungsarbeit und unterschätzen die Opportunitätskosten. Zeit, die mit Genehmigungen oder Dateneingaben vergeudet wird, fehlt für strategischen Einkauf, Lieferantenkooperation oder Risikomanagement in der Lieferkette.
Die Modernisierung der Beschaffung bedeutet nicht nur Geschwindigkeit – sie bedeutet, strategisch und datenbasiert zu arbeiten. Dieser Wandel macht den Einkauf von einem Kostenfaktor zu einer wertschöpfenden Funktion.
Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die konkreten Ineffizienzen in manuellen Prozessen.
Ein klares Anzeichen für veraltete Beschaffungssysteme ist die Ineffizienz im Tagesgeschäft.
Manuelle Beschaffung frisst Zeit und Ressourcen. Wiederholende Aufgaben verursachen Engpässe, verzögern Einkaufszyklen und frustrieren interne Teams. Das führt dazu, dass Einkaufsabteilungen ständig reaktiv handeln – sie „löschen Brände“, statt Ausgaben proaktiv zu steuern.
Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen schafft hier Abhilfe: Routinetätigkeiten wie Dateneingaben und Freigaben werden automatisiert, sodass mehr Zeit für Verhandlungen und Lieferantenmanagement bleibt. Beispiele:
Diese Ineffizienzen sind nicht nur zeitraubend – sie verursachen echte finanzielle Verluste. Dazu mehr im nächsten Abschnitt.
Wo Ineffizienzen herrschen, sind Fehler unvermeidlich – und oft teuer.
Manuelle Prozesse führen zu Fehlern wie falschen Bestellungen, doppelten Zahlungen, verpassten Skonti oder falscher Preisberechnung. Solche Kleinigkeiten summieren sich schnell zu erheblichen Verlusten.
Typische Fehler in der manuellen Beschaffung und ihre Folgen
Manuelle Systeme bieten keine ausreichende Kontrolle und sind anfällig für solche Fehler. Automatisierte Beschaffungslösungen prüfen automatisch, melden Abweichungen und reduzieren finanzielle Risiken. Datenqualität wird dabei zum strategischen Vorteil.
Beschaffung ist aber mehr als Transaktion – sie bedeutet auch Beziehungsmanagement.
Lieferanten- und Vertragsmanagement leidet massiv unter manuellen Prozessen.
Wenn Verträge, Leistungskennzahlen und Risikobewertungen über E-Mails und Excel-Listen laufen, fehlt der Überblick. Performance-Monitoring, Risikofrüherkennung und Mengenbündelung werden zur Herausforderung.
Fehlende zentrale Daten führen zu schlechter Sicht auf Lieferanten, verpassten Chancen und unnötigen Risiken. Vertragsfristen, automatische Verlängerungen oder kritische Klauseln gehen leicht unter.
Automatisierte Lieferanten-Onboarding-Lösungen schaffen Abhilfe, indem sie Prüfschritte und Dokumentation standardisieren. CLM-Tools (Contract Lifecycle Management) automatisieren Erinnerungen, Verpflichtungen und Fristen. So wird aus Verwaltung strategisches Management.
Doch mangelnde Kontrolle führt auch zu echten Risiken – besonders im Bereich Compliance.
Ohne eingebaute Kontrollmechanismen gefährden manuelle Prozesse die Compliance.
Manuelle Beschaffungssysteme schaffen Schwachstellen bei Richtlinienumsetzung und rechtlicher Absicherung, wie auch das Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS) feststellt. Maverick Buying, Budgetüberschreitungen und fehlende Prüfpfade lassen sich kaum eindämmen.
Fehlende Transparenz erhöht das Risiko für Betrug, Strafen und Imageschäden – besonders in regulierten Branchen.
Automatisierte Plattformen bauen Richtlinien direkt in den Workflow ein. Sie blockieren Verstöße, bevor sie entstehen, und bieten lückenlose Protokolle für Audits.
Startpunkt ist die Frage: Wo geht die meiste Zeit verloren?
Zu den größten Zeitfressern gehören: manuelle Auftragserfassung, E-Mail-Freigaben, Rechnungsabgleiche und die Auswertung von Excel-Reports. All das lässt sich automatisieren.
Vor allem Rechnungsverarbeitung und Genehmigungsprozesse verschlingen wertvolle Zeit. Tools wie elektronische Rechnungsverarbeitung (E-Invoicing) automatisieren Prüfung und Abgleich. Spend-Analysis-Tools kategorisieren Ausgaben automatisch.
Ziel ist es, menschliche Kapazität für strategische Aufgaben freizusetzen.
Die Tool-Wahl ist entscheidend für eine erfolgreiche Transformation.
ERP-Systeme sind oft Standard – aber ERP-Einschränkungen in der Beschaffung sind real. Viele Module sind schwer konfigurierbar oder nicht benutzerfreundlich. Deshalb greifen Teams wieder zu Excel – und verlieren die Vorteile.
Best-of-Breed-Lösungen bieten benutzerfreundliche Alternativen. Sie decken den gesamten Source-to-Pay-Zyklus ab, inkl. eSourcing, Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie P2P-Automatisierung. Immer häufiger mit KI-Funktionen für Vorhersagen und automatische Entscheidungen.
Worauf es bei der Tool-Auswahl ankommt:
Die folgende Grafik zeigt den typischen Fahrplan zur Automatisierung – von der Prozessaufnahme bis zur KI-Integration. Sie hilft Teams, das richtige Tool für den jeweiligen Reifegrad zu wählen.
Wie funktioniert die Umsetzung konkret? Genau das klären wir jetzt.
Software allein reicht nicht – echter Wandel braucht mehr.
Die Umstellung erfordert Change Management, Nutzer-Commitment und saubere Datenmigration. Hürden sind z. B. Widerstand gegenüber Veränderungen und technische Integration.
So gelingt der Übergang:
Führungskräfte müssen die Vision vorleben und den Nutzen klar machen.
Und dann? Dann beginnt die Zukunft: (x) KI-Beschaffungsagenten (x) analysieren Daten, bewerten Lieferanten und geben intelligente Empfehlungen. Automatisierung ist kein Projekt mit Enddatum – sondern ein Weg zu dauerhaftem Erfolg.
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme – und setzen Sie auf Lösungen wie Mercanis, die für moderne Herausforderungen entwickelt wurden
Fehlerhafte Zahlungen, Compliance-Verstöße, Maverick Buying und verpasste Einsparungen – verursacht durch fehlende Kontrolle und Transparenz.
Standard-ERPs sind oft zu unflexibel für moderne Beschaffung. Es fehlen Funktionen für eSourcing, Vertragsmanagement und Lieferantenbewertung.
Identifizieren Sie stark wiederholende Aufgaben wie Rechnungsabgleich oder Genehmigungen. Fangen Sie klein an, schulen Sie gezielt – und integrieren Sie bestehende Systeme.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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