Die KI in der Beschaffung verändert den Einkauf grundlegend – von der Automatisierung von Lieferantenverhandlungen bis hin zur Optimierung der Risikobewertung. Unternehmen, die Beschaffungs-KI nutzen, profitieren von effizienteren Prozessen, geringeren Kosten und besseren Lieferantenbeziehungen.

Doch noch immer setzen viele Firmen keine KI-Beschaffungslösungen ein – und riskieren, den Anschluss zu verlieren

Obwohl KI branchenübergreifend immer stärker genutzt wird, setzen 64 % der Unternehmen sie im Einkauf noch nicht ein. Doch mit 76 %, die eine baldige Implementierung planen, droht Unternehmen ein Wettbewerbsnachteil, wenn sie nicht jetzt handeln.

KI verändert das Beschaffungswesen grundlegend – ist Ihr Team bereit, das Potenzial zu nutzen?

Dieser Leitfaden führt Sie durch die 11 wichtigsten Schritte, um in der Beschaffung KI-fähig zu werden. Ganz gleich, ob Sie sich mit KI-Beschaffungsautomatisierung, KI-gesteuerter Lieferantenbewertung oder Vertragsintelligenz befassen, Sie werden es lernen:

• Wie Sie beurteilen können, ob KI die richtige Lösung für Ihre Beschaffungsprozesse ist.
• Die verschiedenen Arten von KI-Lösungen und wie man die beste davon auswählt.
• Praktische Schritte für eine erfolgreiche KI-Implementierung mit klaren KPIs. 

Am Ende dieses Leitfadens werden Sie einen klaren Plan für den Einsatz von KI in der Beschaffung haben. Dies wird Ihnen helfen, Entscheidungen schneller zu treffen, Geld zu sparen und effizienter zu arbeiten.

Lassen Sie uns die 11 wesentlichen Schritte aufschlüsseln, um in der Beschaffung KI-fähig zu werden.

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Der erste Schritt: Ist KI wirklich notwendig – oder reicht eine einfachere Automatisierungslösung wie RPA?

Schritt 1 : Braucht Ihr Unternehmen wirklich KI in der Beschaffung

Nicht jeder Beschaffungsprozess erfordert KI. Bevor Unternehmen in KI investieren, sollten sie zunächst feststellen, ob KI notwendig ist oder ob ein einfacheres Automatisierungstool, wie z. B. Robotic Process Automation (RPA), effektiver wäre.

Wann bringt KI einen Mehrwert?

KI ist besonders vorteilhaft für komplexe, hochfrequente Beschaffungsaufgaben, die Mustererkennung, prädiktive Erkenntnisse oder Entscheidungsfindung auf der Grundlage großer Datensätze erfordern. Zu den üblichen Anwendungsfällen gehören:

• Vertragsintelligenz - KI extrahiert Schlüsselklauseln, Fristen und Risiken aus Lieferantenverträgen.
• Lieferantenrisikomanagement - AI bewertet Lieferanten auf der Grundlage von Compliance-Aufzeichnungen und externen Risikofaktoren.
• Automatisierte Verhandlungsunterstützung - KI prüft frühere Preisdaten, um Einblicke in Verhandlungen zu geben.

Ein KI-gestütztes Vertragsanalysetool erkennt nicht-konforme Klauseln sofort, reduziert rechtliche Risiken und spart erheblichen manuellen Aufwand.

Wann ist RPA die bessere Lösung?

Für regelbasierte, sich wiederholende Arbeitsabläufe, die kein Lernen oder keine Mustererkennung erfordern, kann RPA eine effizientere Lösung sein.

KI kann Tausende von Lieferantenangeboten analysieren, um Trends zu erkennen und die besten Anbieter zu empfehlen.

RPA eignet sich dagegen eher für Aufgaben wie die Automatisierung von Bestellungsfreigaben oder die Nachbestellung von Standardbeständen.

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Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, ob KI erforderlich ist oder ob eine einfachere Automatisierungslösung, wie RPA, effektiver wäre.

Schritt 2: Auswahl des richtigen KI-Modells

Das richtige KI-Modell hängt von Ihren Beschaffungszielen, der Datenverfügbarkeit und dem gewünschten Anpassungsgrad ab. Je nach Bedarf können Unternehmen zwischen vortrainierten KI-Modellen, Transfer Learning oder maßgeschneiderter KI wählen.

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Schritt 3: Definition von KI-Anwendungen in der Beschaffung

Damit KI in der Beschaffung echten Mehrwert liefert, müssen Unternehmen klare KI-Beschaffungsszenarien definieren. Eine detaillierte Übersicht über Anwendungsfälle finden Sie in unserem Mercanis-Guide zu KI in der Beschaffung

Zu den gängigen KI-Anwendungen im Beschaffungswesen gehören:

• Vertragsintelligenz - KI extrahiert wichtige Klauseln, Fristen und Risiken aus Lieferantenverträgen und reduziert so den manuellen Prüfungsaufwand.
• Risikobewertung von Lieferanten - KI bewertet die Zuverlässigkeit von Lieferanten durch die Analyse von finanzieller Stabilität, Compliance-Aufzeichnungen und Leistungstrends.
• Spend Analytics & Cost Optimization - KI erkennt Kostenineffizienzen, hebt überteuerte Verträge hervor und schlägt Einsparungsmöglichkeiten vor.
• Automatisierte Lieferantenauswahl - KI bewertet die Angebote von Lieferanten auf der Grundlage von Preis, Qualität und bisherigen Leistungen und verbessert so die Entscheidungsfindung.

Um die richtigen KI-Anwendungsfälle zu definieren, sollten Beschaffungsteams Schmerzpunkte identifizieren, KI-Anwendungen mit den Geschäftszielen abstimmen und die Datenverfügbarkeit bewerten. 

Wenn die Beschaffungsdaten unvollständig oder fragmentiert sind, müssen KI-Lösungen möglicherweise zusätzliche Daten strukturieren, bevor sie einen Mehrwert bieten.

 Schritt 4: Festlegung klarer KI-Ziele

Um sicherzustellen, dass KI einen messbaren Wert liefert, müssen Beschaffungsteams klare Ziele definieren, die auf die geschäftlichen Prioritäten abgestimmt sind. Ohne spezifische Ziele läuft die KI-Implementierung Gefahr, unkonzentriert und schwer nachvollziehbar zu werden.

Hauptziele für KI in der Beschaffung.

• Effizienzgewinne - Verringerung des manuellen Arbeitsaufwands bei Vertragsprüfungen, Lieferantenbewertungen oder Risikobewertungen.
• Kosteneinsparungen - Erkennen Sie Preistrends, optimieren SieLieferantenverhandlungen und senken Sie die Beschaffungskosten.
• Risikominderung - Verbesserung der Risikobewertung von Lieferanten und Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.
• Prozessautomatisierung - Rationalisieren Sie sich wiederholende Aufgaben wie Bestellungsfreigaben und Ausgabenanalysen

Schritt 5: Bestimmung von Datenanforderungen und -qualität

KI im Beschaffungswesen ist nur so effektiv wie die Daten, auf die sie sich stützt. Schlechte oder fragmentierte Daten können zu ungenauen Erkenntnissen und unzuverlässigen Entscheidungen führen, weshalb die Datenaufbereitung ein wichtiger Schritt vor der Implementierung ist. 

Um die Datenbereitschaft zu beurteilen, sollten die Beschaffungsteams bewerten:

• Verfügbarkeit - Sind die Beschaffungsdaten vollständig digitalisiert, oder sind sie in verstreuten Tabellen und Dokumenten gespeichert?
• Struktur - Sind die Daten standardisiert, oder müssen sie vor der KI-Integration bereinigt und formatiert werden?
• Vollständigkeit - Sind die wichtigsten Beschaffungsdatensätze (Lieferantendatensätze, Verträge, Transaktionshistorie) vollständig erfasst?
• Genauigkeit - Sind die historischen Beschaffungsdaten frei von Unstimmigkeiten und Fehlern?

Ohne strukturierte und verlässliche Daten liefert KI ungenaue Ergebnisse. Sind die Daten fragmentiert oder unvollständig, ist oft eine vorherige Aufbereitung nötig, damit KI echten Nutzen bringt.

Schritt 6: Verbesserung der technologischen Infrastruktur

Sobald Sie die Datenbereitschaft bestätigt haben, müssen Sie im nächsten Schritt sicherstellen, dass die bestehenden Beschaffungssysteme die KI-Integration unterstützen können. Eine leistungsfähige IT-Infrastruktur ist entscheidend, um das volle Potenzial von KI im Einkauf und der Beschaffung auszuschöpfen

Für Unternehmen, die bereits trainierte KI-Modelle verwenden, kann eine cloudbasierte Beschaffungsplattform mit API-Anbindung ausreichend sein. Transfer-Learning und benutzerdefinierte KI-Modelle erfordern jedoch zusätzliche Infrastruktur, wie z. B.:

• Skalierbarer Cloud-Speicher für die Verarbeitung von Beschaffungsdatensätzen.
• KI-kompatible ERP-Systeme, um KI-gesteuerte Erkenntnisse in die Beschaffungsabläufe zu integrieren.
• Datensicherheitsmaßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und der Vertraulichkeitsanforderungen der Lieferanten.

Eine fehlende KI-fähige Infrastruktur führt zu langsamen Verarbeitungsgeschwindigkeiten, Sicherheitsbedenken und Herausforderungen bei der Systemintegration. Unternehmen sollten ihren Technologie-Stack überprüfen, um sicherzustellen, dass die KI-Implementierung reibungslos und effizient verläuft.

 Schritt 7: Festlegung klarer KPIs für die KI-Leistung

Um den Erfolg von KI zu messen, brauchen wir klare Leistungsindikatoren (KPIs). Diese KPIs sollten aufzeigen, wie sich KI auf die Beschaffungseffizienz, Kosteneinsparungen und das Risikomanagement auswirkt. Ohne klare Benchmarks wird es schwierig, die Leistung von KI zu bewerten. 

Zu den wichtigsten KII-Leistungskennzahlen gehören:

• Prozess-Effizienz: Verringerung der manuellen Bearbeitungszeit für Lieferantenbewertungen und Vertragsabwicklung.
• Kostenoptimierung: Prozentualer Rückgang der Beschaffungskosten nach KI-gesteuerten Preisempfehlungen.
• Risikominderung: Zunahme der gekennzeichneten Compliance-Risiken vor der Vertragsgenehmigung.
• Akzeptanz und Nutzung: Anzahl der Beschaffungsaufgaben, die mit KI im Vergleich zu manuellen Eingriffen erledigt wurden.

Durch die Festlegung klarer KPIs vor und nach der Implementierung können Unternehmen messen, wie KI ihre Beschaffungsstrategie unterstützt. So können sie datengesteuerte Änderungen vornehmen, um sich kontinuierlich zu verbessern.

Schritt 8: Schulung der Mitarbeiter und Sicherstellung der Akzeptanz

Auch das beste KI-System bleibt wirkungslos, wenn es nicht richtig genutzt wird. Beschaffungsteams brauchen gezielte Schulungen und Change-Management, um KI erfolgreich in Arbeitsabläufe und Entscheidungsprozesse zu integrieren.

Sehen Sie sich unser Webinar an, um mehr über die erfolgreiche Einführung von KI in der Beschaffung zu erfahren.

Ein strukturierter Plan zur Einführung von KI umfasst:

• Praktisches Training - Interaktive Workshops und reale Falldemonstrationen, um Vertrauen in KI-Tools aufzubauen.
• Prozessanpassung - Festlegung, wie KI in bestehende Beschaffungsvorgänge integriert werden kann, um Störungen der Arbeitsabläufe zu vermeiden.
• Einbindung von Interessengruppen - Frühzeitige Einbindung wichtiger Entscheidungsträger, um Bedenken auszuräumen und die Zustimmung zu sichern.
• Interne KI-Champions - Ermittlung von Mitarbeitern, die sich für die Einführung von KI einsetzen und Kollegen bei der effektiven Nutzung von KI unterstützen können.

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Der Widerstand gegen KI beruht oft auf Unsicherheit oder mangelnder Vertrautheit. Indem sie KI-Kenntnisse zur Priorität machen, können Beschaffungsteams Widerstände abbauen und die Einführung beschleunigen

Schritt 9: Implementierung von KI in Beschaffungsabläufe

Mit geschulten Mitarbeitern und einer KI-fähigen Infrastruktur ist es an der Zeit, KI in die realen Beschaffungsprozesse zu integrieren. Ein schrittweiser Ansatz sorgt für minimale Unterbrechungen und maximale Effizienz.

Zu den wichtigsten Umsetzungsschritten gehören:

• Pilot-Programme: Fangen Sie klein an - wenden Sie KI auf eine einzelne Beschaffungsfunktion an, z. B. auf die Analyse des Lieferantenrisikos, bevor Sie sie in großem Umfang einsetzen.
• Leistungsüberwachung: Verfolgen Sie die anfänglichen Ergebnisse der KI und stellen Sie sicher, dass sie den Erwartungen und Unternehmenszielen entsprechen.
• Iterative Verbesserungen: KI-Modelle lernen mit der Zeit und verfeinern die Arbeitsabläufe auf der Grundlage früher Erkenntnisse und Rückmeldungen.

Durch die schrittweise Einführung von KI können die Beschaffungsteams ihre Strategien ändern. Sie können die Leistung des Modells verbessern und unerwartete Probleme lösen, bevor sie es in anderen Abteilungen einsetzen.

Schritt 10: Kontinuierliche Überwachung und KI-Optimierung

KI in der Beschaffung ist kein einmaliges Projekt – sie muss kontinuierlich überwacht und optimiert werden, um wirksam zu bleiben. Unternehmen sollten KI-Modelle regelmäßig prüfen und anpassen, damit sie präzise und relevant bleiben.

Bewährte Verfahren für die KI-Leistungsüberwachung:

• KPI-Verfolgung: Messen Sie kontinuierlich die Auswirkungen von KI auf Beschaffungsgeschwindigkeit, Kosteneinsparungen und Genauigkeit.
• Feedback-Schleifen: Sammeln Sie Erkenntnisse von Beschaffungsteams, die täglich KI nutzen, um Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit zu identifizieren.
• Algorithmus-Updates: KI-Modelle verbessern sich mit mehr Daten und Feinabstimmung - sie passen Parameter auf der Grundlage von Beschaffungstrends und Lieferantenverhalten an.
• Sicherheits- und Compliance-Prüfungen: Stellen Sie sicher, dass KI-Systeme mit den Branchenvorschriften und internen Beschaffungsrichtlinien konform sind.

Ein gut überwachtes KI-System sorgt für nachhaltige Effizienzsteigerungen und maximiert den langfristigen geschäftlichen Nutzen von KI in der Beschaffung.

Schritt 11: Skalierung der KI und langfristige KI-Strategie

Sobald sich KI in der Beschaffung bewährt hat, ist der letzte Schritt die Ausweitung von KI auf weitere Beschaffungsfunktionen und Geschäftsbereiche. Ein strategischer Expansionsplan sichert den langfristigen ROI und Wettbewerbsvorteile.

Überlegungen zur Skalierung von KI in der Beschaffung:

• Abteilungsübergreifende Erweiterung: KI kann über die Beschaffung hinaus in die Bereiche Finanzen, Lieferkette und Risikomanagement hineinreichen.
• Erweiterte KI-Funktionen: Wenn Teams mit KI vertraut sind, können sie sich mit prädiktiven Analysen, autonomer Beschaffung oder KI-gesteuerten Verhandlungen beschäftigen.
• Investitionen in KI-Talente: Die Einstellung oder Fortbildung von Beschaffungsfachleuten mit KI-Kenntnissen gewährleistet kontinuierliche Innovation.
• KI-Governance und Ethik: Legen Sie interne KI-Richtlinien fest, um eine verantwortungsvolle Nutzung von KI und die Einhaltung der sich entwickelnden Vorschriften zu gewährleisten.

KI in der Beschaffung ist eine fortlaufende Reise, kein einmaliges Projekt. Durch die kontinuierliche Erweiterung, Verfeinerung und Optimierung von KI-Anwendungen können Unternehmen nachhaltige Kosteneinsparungen, Effizienz und Innovation im Einkauf vorantreiben.

Wenn Sie mehr über die zukünftigen Möglichkeiten von KI im Einkauf erfahren möchten, einschließlich vertikaler KI-Agenten und deren Einfluss auf die Branche, schauen Sie sich unser Webinar

Schlussfolgerung: Die Zukunft der KI im Beschaffungswesen

KI verändert das Beschaffungswesen und hilft Unternehmen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und intelligentere Entscheidungen zu treffen. Unternehmen, die KI jetzt einsetzen, werden die Nase vorn haben, während diejenigen, die es hinauszögern, Gefahr laufen, zurückzufallen.

Der Erfolg von KI hängt jedoch von klaren Zielen, hochwertigen Daten und einer soliden Umsetzung ab. Unternehmen, die einen strukturierten Ansatz verfolgen und dafür sorgen, dass das Team ihn annimmt, werden echte, messbare Vorteile erzielen. 

Durch die Anwendung dieser 11 Schritte können Beschaffungsteams über KI-Experimente hinausgehen und anfangen, greifbare Ergebnisse zu sehen.

Was kommt als Nächstes?

Die Einführung von KI im Beschaffungswesen ist nicht mehr eine Frage des "ob", sondern des "wie schnell" Unternehmen sie effektiv umsetzen können.

Wer jetzt handelt, gestaltet die Zukunft der Beschaffung – wer zögert, wird abgehängt. Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Unternehmen KI in der Beschaffung erfolgreich einführen.

Jetzt ist es an der Zeit, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um KI erfolgreich zu implementieren und die Beschaffung für die Zukunft zu transformieren.

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