Die Beschaffung hat sich in den letzten zehn Jahren stark verändert. Heute ist sie ein zentrales Element des strategischen Beschaffungsmanagements. Mit dem Aufkommen von KI in der Beschaffung und digitaler Beschaffung überdenken Unternehmen, welche Leistungskennzahlen im Einkauf den größten Nutzen bringen.
Ältere KPI-Modelle konzentrierten sich hauptsächlich auf Dinge wie Kaufpreisabweichungen und Gesamtausgaben. Diese Kennzahlen sind zwar immer noch nützlich, zeigen aber nicht das ganze Bild. Sie lassen oft wichtige Bereiche wie Risikomanagement, Lieferanteninnovation und Nachhaltigkeit außer Acht - Faktoren, die heute den Erfolg der Beschaffung bestimmen.
Moderne Beschaffungsmetriken sollen hier Abhilfe schaffen:
Da die Lieferketten immer komplexer und globaler werden, ist die Messung und Verbesserung der Lieferantenbeziehungen wichtiger denn je geworden. Die heutigen KPIs helfen den Teams, bessere Entscheidungen zu treffen - und nicht nur die Leistung zu verfolgen.
Diese Herausforderungen wurden auch im Webinar mit BS Energy beleuchtet, das zeigt, wie Unternehmen durch gutes Lieferantenmanagement resilienter werden.
Obwohl die meisten Unternehmen wissen, wie wichtig die Beschaffung ist, tun sich viele noch immer schwer, sie richtig zu verfolgen. Einige Teams verwenden überhaupt keine KPIs. Andere verfolgen zu viele oder konzentrieren sich auf die falschen, so dass es schwierig ist, echte Verbesserungen zu erzielen.
Einen klaren Überblick darüber, wie man sinnvolle KPIs definiert und einsetzt, bietet dieser Leitfaden des Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS).
Um erfolgreich zu sein, müssen KPIs deutlich zeigen, wie die Beschaffung zum Unternehmen beiträgt. Gute Kennzahlen stellen eine Verbindung zwischen täglichen Entscheidungen und langfristigen Zielen her. Dies trägt auch dazu bei, den Wert der Beschaffung für die Führungsebene zu verdeutlichen.
Jedes Unternehmen ist anders, daher hängen die richtigen Kennzahlen von Ihren Zielen ab. Dazu könnten Geldeinsparungen, die Verringerung von Risiken, die Förderung von Innovationen oder die Erfüllung von Nachhaltigkeitszielen gehören.
Die richtigen Beschaffungskennzahlen geben einen klaren, datengestützten Überblick über die Leistungsfähigkeit des Einkaufs. Sie sind essenziell für Einkaufsteams, die auf Effizienz im Einkauf, Kostensenkung oder Innovationsförderung setzen. Moderne Beschaffungsmetriken helfen dabei, genau das zu erreichen.
Wir haben sie in vier Schlüsselbereiche eingeteilt:
Beginnen Sie mit den Grundlagen und bauen Sie dann mit der Verbesserung Ihrer Prozesse auf fortschrittlichere Metriken auf.
If you’re looking to put these KPIs into context, our webinar overview features expert-led sessions breaking down how procurement teams are applying them in real-world scenarios.
Finanzielle KPIs helfen dabei, den direkten Wert der Beschaffung für das Endergebnis aufzuzeigen. Diese Kennzahlen zeigen, wie die Beschaffung zur Kostenkontrolle, Effizienz und allgemeinen Unternehmensleistung beiträgt.
Bei der Kostenvermeidung geht es um Einsparungen durch die Vermeidung unnötiger Ausgaben. Dies kann die Aushandlung von Preisbindungen in volatilen Märkten, die Wahl kosteneffizienter Alternativen oder die Gewährung von Frühzahlerrabatten beinhalten.
Um die Kostenvermeidung zu messen, müssen Sie die prognostizierten Kosten ohne Beteiligung der Beschaffung mit den tatsächlichen Kosten nach den Beschaffungsmaßnahmen vergleichen.
Durch die Verfolgung der Kostenvermeidung können die Beschaffungsteams ihren strategischen Wert über einfache Preissenkungen hinaus nachweisen. Dies hilft, Investitionen in bessere Beschaffungsstrategien und Verhandlungen mit Lieferanten zu rechtfertigen.
Diese Kennzahl zeigt, wie gut die Beschaffung verhandelt, indem sie die tatsächlich gezahlten Preise mit den Standard- oder erwarteten Preisen vergleicht. Sie hilft bei der Bewertung von Preisstrategien und Lieferantenleistungen.
Wie wird gemessen: (Tatsächlicher Preis - Standardpreis) × Eingekaufte Menge
Eine geringere Abweichung deutet auf eine gute Verhandlungstaktik hin, während eine höhere Abweichung auf eine ineffiziente Preisgestaltung oder verpasste Chancen hinweisen kann. Die Verfolgung dieser Kennzahl hilft der Beschaffung, Lieferantenverträge zu verfeinern und die Kostenvorhersage zu verbessern.
Damit wird gemessen, wie viel von den Gesamtausgaben des Unternehmens von der Beschaffung aktiv verwaltet wird. Ein höherer Anteil spiegelt eine bessere Kontrolle, eine bessere Einhaltung der Vorschriften und mehr Möglichkeiten zur Wertschöpfung wider.
Messmethode: (Von der Beschaffung verwaltete Ausgaben / Gesamtausgaben des Unternehmens) × 100
Ein hoher Prozentsatz bedeutet, dass die Beschaffung aktiv Einfluss auf Einkäufe nimmt, unkontrollierte Ausgaben reduziert und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherstellt. Außerdem wird dadurch die Kaufkraft bei den Lieferanten gestärkt.
Operative KPIs konzentrieren sich darauf, wie effizient die Beschaffung funktioniert. Sie zeigen Möglichkeiten zur Rationalisierung von Prozessen, zur Verringerung von Verzögerungen und zur Verbesserung der Servicequalität in allen Abteilungen auf.
Zeit Diese Kennzahl erfasst den gesamten Prozess von der Auftragserteilung bis zum Abschluss der Zahlung. Kürzere Zykluszeiten spiegeln oft effizientere Abläufe, weniger Verzögerungen und eine höhere Zufriedenheit der Stakeholder wider.
Wie wird gemessen? Durchschnittliche Zeit von der Anforderung bis zur Bezahlung des Lieferanten, aufgeschlüsselt nach Kategorie oder Lieferant.
Die Verkürzung dieses Zyklus verbessert die Effizienz, verringert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass die Lieferanten pünktliche Zahlungen erhalten, was zu besseren Beziehungen und potenziellen Kosteneinsparungen durch Frühzahlerrabatte führt.
Unter unkonventionellen Ausgaben versteht man Einkäufe, die außerhalb der üblichen Beschaffungsprozesse getätigt werden. Diese nicht vertragsgemäßen Käufe können zu höheren Kosten, geringerer Einhaltung der Vorschriften und entgangenen Einsparungen führen.
Messung: (Ausgaben außerhalb von Verträgen / Gesamtausgaben) × 100%
Die Reduzierung der vertragsfremden Ausgaben verbessert die Budgetkontrolle, stärkt die Partnerschaften mit den Lieferanten und stellt sicher, dass die ausgehandelten Kosteneinsparungen vollständig realisiert werden.
Auf diese Weise lässt sich nachverfolgen, wie konsequent sich die Teams bei ihren Einkäufen an die Vertragsbedingungen halten, z. B. an den Preis, das Volumen und den Lieferanten. Eine hohe Compliance trägt dazu bei, dass ausgehandelte Einsparungen realisiert werden.
Messung: (Ausgaben mit vertragstreuen Lieferanten / gesamte adressierbare Ausgaben) × 100%
Die strikte Einhaltung von Verträgen verhindert unkontrollierte Ausgaben, minimiert Streitigkeiten und ermöglicht es der Beschaffung, Vereinbarungen mit bevorzugten Lieferanten durchzusetzen, um eine bessere Preisgestaltung und ein besseres Serviceniveau zu erreichen.
Die Verbesserung dieser KPIs erhöht die Prozesssicherheit, reduziert die Betriebskosten und stärkt die interne Glaubwürdigkeit der Beschaffung.
Die Beschaffung ist nur so stark wie ihre Lieferantenbasis. Diese KPIs bewerten, wie gut die Lieferanten die Erwartungen erfüllen und zur langfristigen Wertschöpfung beitragen.
Diese Kennzahl gibt an, wie oft Lieferanten Liefertermine einhalten. Eine gleichbleibend pünktliche Lieferung unterstützt Produktionspläne und Kundenzufriedenheit.
Messung: (Anzahl der pünktlichen Lieferungen / Gesamtlieferungen) × 100%
Eine gleichbleibend pünktliche Lieferquote gewährleistet einen reibungslosen Betrieb, verhindert Produktionsstopps und hilft den Beschaffungsteams, leistungsschwache Lieferanten zu identifizieren.
Damit wird die Anzahl der Produkte oder Dienstleistungen ermittelt, die nicht den Qualitätsstandards entsprechen. Sie zeigt die Zuverlässigkeit und das Risiko der Lieferantenleistung auf.
Messmethode: (Zurückgewiesene oder fehlerhafte Einheiten / Insgesamt gelieferte Einheiten) × 100%
Die Nachverfolgung von Mängeln trägt dazu bei, die Auswahl von Lieferanten zu verbessern, Qualitätsstandards durchzusetzen und die mit Rücksendungen oder Produktionsunterbrechungen verbundenen Kosten zu senken.
Gute Lieferantenbeziehungen hängen von einer rechtzeitigen Kommunikation ab. Dieser KPI misst, wie schnell Lieferanten auf Anfragen, Fragen oder Probleme reagieren.
Wie wird gemessen? Durchschnittliche Antwortzeit auf Anfragen, aufgeschlüsselt nach Dringlichkeitsstufe oder Art des Problems.
Schnelle Reaktionszeiten sind ein Zeichen für ein hohes Engagement und Zuverlässigkeit der Lieferanten, wodurch Verzögerungen verringert und die Zusammenarbeit bei wichtigen Beschaffungsaufgaben verbessert werden.
Gemeinsam helfen diese KPIs den Unternehmen, leistungsstarke Lieferanten zu identifizieren, Risiken zu managen und Verbesserungen der Geschäftsbeziehungen zu priorisieren.
Strategische KPIs zeigen, wie die Beschaffung zu übergeordneten Zielen wie Innovation, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsvorteilen beiträgt.
Die Beschaffung kann Innovationen unterstützen, indem sie neue Ideen und Lösungen von Lieferanten bezieht. Dieser KPI erfasst Beiträge wie Produktverbesserungen, neue Prozesse oder Kooperationsprojekte.
Messung: Anzahl der von den Lieferanten eingereichten Innovationen, ihre geschäftlichen Auswirkungen und ihr Beitrag zur Markteinführung oder Produktentwicklung.
Mit dieser Kennzahl werden Lieferanten hervorgehoben, die über transaktionale Beziehungen hinausgehen und durch neue Ideen und Effizienzverbesserungen zum Unternehmenswachstum beitragen.
Umwelt-, Sozial- und Governance-Indikatoren (ESG) messen, wie die Beschaffung ethische und nachhaltige Praktiken unterstützt. Dazu gehören die Vielfalt der Lieferanten, die Verfolgung von Emissionen und die Einhaltung von Arbeitsnormen.
Messung: Prozentsatz der Lieferanten, die ESG-Kriterien erfüllen, kombiniert mit ergebnisorientierten Indikatoren wie CO2-Reduzierung oder lokale Beschaffung.
Eine starke ESG-Performance stellt sicher, dass die Beschaffung mit den Zielen der Unternehmensverantwortung übereinstimmt, Reputationsrisiken minimiert und die steigenden regulatorischen Anforderungen an die Nachhaltigkeit erfüllt.
Die Messung strategischer KPIs erfordert oft einen funktionsübergreifenden Beitrag, liefert aber wichtige Erkenntnisse über die langfristigen Auswirkungen der Beschaffung.
Einen strukturierten Ansatz zur strategischen Leistungsbewertung bietet auch dieser Leitfaden der National Association of State Procurement Officials (NASPO), der Einblicke in den öffentlichen Beschaffungssektor gibt.
Die manuelle Verfolgung ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Außerdem können die Teams nur rückwärts schauen. Mit KI-gestützten Procurement-Tools kann die Beschaffung die Datenerfassung automatisieren, Echtzeit-Updates erhalten und sogar zukünftige Trends prognostizieren.
KI verbessert Metriken durch:
Diese Funktionen ermöglichen es den Teams, den Schwerpunkt von der Datenerfassung auf die Datenverarbeitung zu verlagern. Anstatt sich nur auf vergangene Ergebnisse zu verlassen, können sie Probleme vorhersehen und proaktiv Verbesserungen vorantreiben.
So kann KI beispielsweise auf der Grundlage historischer Daten, logistischer Aktivitäten und der Wetterbedingungen anzeigen, dass bei einem Zulieferer das Risiko einer Verzögerung besteht, so dass die Teams Zeit haben zu reagieren.
Wie genau KI die Lieferantenbeziehungen stärkt, erläutert unser Blogartikel über KI-gestütztes SRM.
Echtzeit-Dashboards verwandeln KPIs in tägliche Entscheidungshilfen. Sie machen Leistungsdaten sowohl für die Beschaffungsteams als auch für die Geschäftsführung sichtbar und umsetzbar.
Um eine zu erstellen:
Ein gutes Dashboard ermöglicht es der Beschaffung, schnellere und intelligentere Entscheidungen zu treffen, und gewährleistet eine unternehmensweite Abstimmung.
Wenn sich die Märkte weiterentwickeln, müssen sich auch die Beschaffungskennzahlen weiterentwickeln. Führende Unternehmen sind bereits dabei, ihren Messansatz zu erweitern.
Die KPIs der nächsten Generation werden:
Letztlich wird KI die Metriken über die Berichterstattung hinaus erweitern. Beschaffungstools werden die Leistung analysieren, Verbesserungen vorschlagen und sogar Standardentscheidungen treffen, sodass sich die Teams auf strategische Ziele konzentrieren können.
Die Wahl der richtigen KPIs im Einkauf bildet die Grundlage für eine moderne, datengestützte Beschaffung. Egal ob Sie die Erfolgskennzahlen für Einkaufsteams definieren, ein Beschaffungsdashboard aufbauen oder überlegen, wie man den Erfolg im Einkauf misst – es sind die richtigen Metriken, die den Unterschied machen. Mit KI in der Beschaffung wird dieser Prozess effizienter und intelligenter als je zuvor.
Entdecken Sie, wie Mercanis Teams hilft, die Nachverfolgung zu automatisieren, den Einblick in die Lieferanten zu verbessern und den vollen Wert der Beschaffung zu erschließen.
Weitere Einblicke finden Sie im Mercanis Blog, wo wir regelmäßig über Entwicklungen und Strategien in der digitalen Beschaffung berichten.
Fabian Heinrich ist CEO und Co-Founder von Mercanis. Zuvor war er Mitgründer des Procurement-Unternehmens Scoutbee und machte es zu einem der weltweit führendenAnbieter im Scouting-Bereich mit Niederlassungen in Europa und den USA und mit Kunden wie Siemens, Audi und Unilever. Nach einem Bachelorabschluss sowie einem Master in Accounting and Finance von der Universität St. Gallen durchlief er außerdemStationen bei Deloitte und Rocket Internet SE.
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